Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen müssen im Interesse des Geschäftsverkehrs bestimmte gesetzliche Vorschriften berücksichtigt werden. Verstöße können mit bis zu 5000 € geahndet werden.

Als Geschäftsbrief zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden Schriftstücke, die eine geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dazu zählen beispielsweise Auftragsbestätigungen, individuelle Angebotsschreiben, Bestellscheine, Rechnungen usw..

Werbeschreiben oder Postwurfsendungen, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet sind, zählen hingegen nicht als Geschäftsbrief.

Der Umfang der Pflichangaben auf Geschäftsbriefen ist von der Rechtsform des Unternehmens abhängig.

Nichtkaufleute / Kleingewerbetreibende / Freiberufler
  • Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • ladungsfähige Anschrift
Für Nichtkaufleute gibt es derzeit keine verbindlichen Vorgaben. Trotzdem sollten auf Geschäftsbriefen unbedingt die nebenstehenden Angaben gemacht werden.

Alle nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende gelten als Nichtkaufleute.
Einzelkaufleute (§ 37 a HGB)
  • Firmenbezeichnung gemäß Handelsregistereintrag
  • Rechtsform („eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder „e.K.“, „e.Kfm“, „e.Kfr“)
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registriergericht
  • Registriernummer
Es ist nicht erforderlich, über den Vor- und Familiennamen des Firmeninhabers zu informieren.
Personenhandelsgesellschaften ( §§ 125 a und 177 a HGB)
  • Firmenbezeichnung gemäß Handelsregistereintrag
  • Rechtsform
    („offene Handelsgesellschaft“, „Kommanditgesellschaft“ oder „oHG“, „KG“)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registriergericht
  • Handelsregistriernummer
Beschränkt haftende Personenhandelsgesellschaften dürfen nicht die Bezeichnung "GmbH & Co" führen, sondern müssen auf die konkrete Rechtsform hinweisen (GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG).

Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter, müssen auf Geschäftsbriefen zudem die Firmen der Gesellschafter nennen sowie die vorgesehenen Angaben für die Kapitalgesellschafter angeben.
Gesellschaften mit beschränkter Haftung (§ 35a GmbH-Gesetz)
  • Firmenbezeichnung gemäß Handelsregistereintrag
  • Rechtsform
    („Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ oder „GmbH“)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registriergericht
  • Handelsregistriernummer
  • Alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
  • Wenn ein Aufsichtsrat gebildet wurde ist der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen zu benennen.
Für die Unternehmergesellschaft gelten als GmbH-Variante die gleichen Vorgaben wie für die GmbH. Zusätzlich muss als Rechtsformzusatz zwingend UG (haftungsbeschränkt) oder Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) in der Firmierung geführt werden.

Sollen Angaben über das Kapital der GmbH auf dem Geschäftsbrief geführt werden, so müssen das Stammkapital und - sofern nicht alle Einlagen einbezahlt sind - der Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Aktiengesellschaften (§ 80 Aktiengesetz)
  • Firmenbezeichnung gemäß Handelsregistereintrag
  • Rechtsform
    („Aktiengesellschaft“ oder „AG“)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registriergericht
  • Handelsregistriernummer
  • Alle Vorstände mit Vornamen und Familiennamen und der Bezeichnung des Vorstandsvorsitzenden
  • Vorsitzender des Aufsichtsrates mit einem Vornamen und Familiennamen
Sollen Angaben über das Kapital der AG auf dem Geschäftsbrief geführt werden, so müssen das Grundkapital und - sofern nicht alle Einlagen einbezahlt sind - der Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Gesellschaften in Liquidation
  • Zusatz, der auf die Liquidation hinweist
    („in Liquidation“ oder „i.L.“)
Bei einer GmbH sind anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen aufzuführen.

Bei einer AG müssen alle Abwickler und der Vorsitzende des Aufsichtsrats benannt werden.
Fragen zum Geschäftsbrief

Gelten für einen Bestellschein die Pflichtangaben eines Geschäftsbriefs?
Ja. Auch wenn Bestellscheine als Vordrucke verwendet werden, müssen sie die Pflichtangaben eines Geschäftsbriefes führen.

Gilt ein Lieferschein als Geschäftsbrief?
Nein. Ein Lieferschein wird im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung verwendet, sodass die erforderlichen Angaben dem Empfänger bei der Anbahnung zum Geschäft bereits übermittelt wurden.

Ist eine Email ein Geschäftsbrief?
Ja. Der Gesetzgeber unterscheidet nicht zwischen gedruckten und digitalen Briefen, sodass für geschäftliche Emails und Faxe die gleichen Anforderungen wie für gedruckte Geschäftsbriefe gelten.

Muss eine Bankverbindung auf einem Geschäftsbrief angegeben werden?
Nein. Die Angabe einer Bankverbindung ist nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert.

Welche Angaben müssen auf einer Rechnung geführt werden?
Eine Rechnung ist i.d.R. ein Geschäftsbrief, da sie an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist und beispielweise nach einer telefonischen Bestellung den ersten geschäftlichen Kontakt in schriftlicher Form zwischen den Geschäftspartnern darstellt. Daneben schreibt das Umsatzsteuergesetz für Rechnungen weitere Pflichtangaben wie Rechnungsdatum, forlaufende Rechnungsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer etc. vor.

Letzte Überarbeitung: 19.02.2016

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